Intodata Nederland B.V., handelend onder de naam Flowmark (hierna "Flowmark", "wij" of "ons"), verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG. Deze privacyverklaring geldt voor de website flow-mark.ai, het klantportaal en de overige diensten van Flowmark waarbij Flowmark verwerkingsverantwoordelijke is.
Verwerkt Flowmark persoonsgegevens in opdracht van een klant, binnen het Flowmark-platform? Dan is Flowmark verwerker en is de klant verwerkingsverantwoordelijke. Die verwerking valt buiten deze verklaring; zie de Privacyverklaring voor eindgebruikers.
1. Verwerkingsverantwoordelijke en contact
Intodata Nederland B.V., h.o.d.n. Flowmark, Rithmeesterpark 50-A1, 4838 GZ Breda, KvK-nummer 71751793, is verwerkingsverantwoordelijke.
Vragen over deze verklaring of over je rechten stuur je naar privacy@flow-mark.ai. Onze functionaris gegevensbescherming (FG) is bereikbaar via dpo@cronos.be.
2. Van wie wij gegevens verwerken en welke
| Betrokkene | Persoonsgegevens | Bron |
|---|---|---|
| Klanten en hun contactpersonen | Naam, functie, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsgegevens, factuur- en betaalgegevens, contract- en communicatiegeschiedenis | Jijzelf of je werkgever |
| Accountbeheerders (admins) van klanten | Naam, e-mailadres, inloggegevens, rol, gebruiks- en logboekgegevens van het beheerdersaccount | Jijzelf of je werkgever |
| Prospects | Naam, functie, zakelijke contactgegevens, bedrijf, interesses die je aan ons doorgeeft | Jijzelf, je werkgever of openbare zakelijke bronnen |
| Leveranciers en partners | Naam, functie, zakelijke contactgegevens, factuur- en betaalgegevens, contractgegevens | Jijzelf of je werkgever |
| Websitebezoekers | IP-adres, browser- en apparaatgegevens, paginabezoek via cookies; gegevens uit contact- of demoformulieren | Jijzelf |
| Sollicitanten | Cv, motivatiebrief, contactgegevens, gespreksnotities | Jijzelf of een recruiter |
Wij vragen niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, religie of etniciteit. Verstrek deze niet.
3. Doelen en grondslagen
| Doel | Grondslag (art. 6 AVG) |
|---|---|
| Aanbieden van het Flowmark-platform, beheer van accounts, uitvoering van de overeenkomst, support | Uitvoering van een overeenkomst |
| Facturatie en administratie | Uitvoering van een overeenkomst; wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht) |
| Beveiliging van platform en website, voorkomen van misbruik, logging | Gerechtvaardigd belang: een veilige en betrouwbare dienst |
| Verbeteren van onze diensten op basis van gebruiksstatistieken van beheerders | Gerechtvaardigd belang: productontwikkeling |
| Nieuwsbrieven en productupdates aan bestaande klanten | Gerechtvaardigd belang: klantrelatie onderhouden |
| Nieuwsbrieven en marketing aan prospects | Toestemming |
| Beantwoorden van contact- en demoaanvragen | Stappen op jouw verzoek vóór een overeenkomst; gerechtvaardigd belang |
| Werving en selectie | Stappen op jouw verzoek vóór een overeenkomst; toestemming voor langer bewaren |
| Analytische en marketingcookies | Toestemming |
| Vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen | Gerechtvaardigd belang |
Bij gerechtvaardigd belang wegen wij ons belang af tegen jouw privacy. Je kunt altijd bezwaar maken (zie punt 8).
Sommige gegevens zijn nodig om een overeenkomst te sluiten of uit te voeren, zoals contact- en factuurgegevens. Zonder die gegevens kunnen wij de dienst niet leveren.
4. Delen met derden
Wij delen persoonsgegevens alleen als dat nodig is voor de doelen hierboven, met:
- verwerkers die namens ons werken, zoals hostingpartijen (OVHcloud en Microsoft Azure voor het platform, Vercel voor de website), aanbieders van AI-diensten, e-mail-, support-, boekhoud- en analysediensten. Met hen sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Een actuele lijst van subverwerkers is op te vragen via privacy@flow-mark.ai;
- bedrijven binnen de groep waartoe Intodata Nederland B.V. behoort, voor zover nodig voor gezamenlijke ondersteunende diensten zoals de functie van FG;
- adviseurs zoals accountants en juristen, die zelf geheimhoudingsplichtig zijn;
- overheidsinstanties, als wij daartoe wettelijk verplicht zijn;
- een overnemende partij bij een fusie, overname of verkoop van (een deel van) onze onderneming.
Wij verkopen geen persoonsgegevens.
5. Doorgifte buiten de EER
Wij slaan persoonsgegevens op in datacenters binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Sommige verwerkers, zoals Microsoft, Google, Vercel en aanbieders van AI-diensten, zijn gevestigd in of hebben ondersteuning vanuit de Verenigde Staten. Doorgifte buiten de EER vindt alleen plaats op basis van een adequaatheidsbesluit, zoals het EU-US Data Privacy Framework, of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, met aanvullende maatregelen waar nodig.
6. Bewaartermijnen
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Klant- en contractgegevens | Duur van de overeenkomst + 2 jaar |
| Facturen en administratie | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Beheerdersaccount en logboekgegevens | Duur van het account; beveiligingslogs 12 maanden |
| Prospects en contactaanvragen | 2 jaar na laatste contact, of tot intrekking van toestemming |
| Nieuwsbrief | Tot afmelding |
| Sollicitanten | 4 weken na afronding van de procedure; met toestemming 1 jaar |
| Cookies | Zie de Cookieverklaring |
Na afloop verwijderen of anonimiseren wij de gegevens, tenzij een wettelijke plicht of lopend geschil langer bewaren vereist.
7. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, zoals versleuteling tijdens transport en opslag, toegangsbeheer op basis van rollen, multifactorauthenticatie en logging. Medewerkers hebben alleen toegang tot gegevens die zij voor hun werk nodig hebben.
8. Jouw rechten
Je hebt recht op:
- inzage in je persoonsgegevens;
- rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens;
- verwijdering, in de gevallen van art. 17 AVG;
- beperking van de verwerking;
- overdraagbaarheid van gegevens die je zelf hebt verstrekt, bij verwerking op basis van toestemming of overeenkomst;
- bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, en altijd tegen direct marketing;
- intrekking van je toestemming, zonder dat dit gevolgen heeft voor verwerking daarvoor.
Stuur je verzoek naar privacy@flow-mark.ai. Wij reageren binnen één maand; bij complexe verzoeken kunnen wij die termijn met twee maanden verlengen. Wij kunnen je vragen je identiteit aan te tonen. Stuur geen kopie van je identiteitsbewijs mee, tenzij wij daarom vragen.
9. Klacht
Wij lossen een klacht graag eerst samen met je op. Neem daarvoor contact op via privacy@flow-mark.ai of met onze FG via dpo@cronos.be. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl), of bij de toezichthouder in het EU-land waar je woont of werkt.
10. Geautomatiseerde besluitvorming
Flowmark neemt geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor je hebben (art. 22 AVG).
11. Cookies
Wij plaatsen zonder toestemming alleen strikt noodzakelijke en functionele cookies. Voor analytische en marketingcookies, zoals Google Analytics en Salesfeed, vragen wij eerst toestemming via onze cookiebanner (CookieYes). Bezoekersaantallen meten wij daarnaast met Vercel Web Analytics, zonder cookies. Zie de Cookieverklaring.
12. Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op flow-mark.ai. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij klanten actief.